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智域解析——定岗定编的工具与方法

  • 分类:智域观点
  • 作者:
  • 来源:
  • 发布时间:2020-05-01 14:24
  • 访问量:

【概要描述】本文是智域咨询对定岗定编的工具与方法

智域解析——定岗定编的工具与方法

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定岗定编是企业管理中的一项基本工作。

定岗:是指明确企业(组织)所需要的岗位。

定编:是指明确企业(组织)需要多少适合企业发展的个人。

定责:包括部门职责及岗位职责两项内容(定岗定编之前需要定责)。

定员:是在定编基础上,严格按编制数额和岗位的质量要求,为企业每个岗位配备合格的人员(定岗定编之后需要定员)。

定编的价值在于能使得公司人岗匹配合理,促进管理规范与效率提升,帮助企业建立合理的工作定额与报酬制度,使企业运转速度平衡,改善工作设计与环境。

 

一、定岗分析的工具与方法

(一)组织职能分解

1、部门职能的分析与改进:

(1)方法一:组织管控分析

 

(2)方法二:PDCA法

PDCA法——即“计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处理(Act)”。采取“纵向分级、横向分解”。从两个维度进行全面梳理的方式,细化、完善部门职能。横向上将每一块职能按照工作性质分层进行细化描述,使各项职能具体化、可操作。纵向上将部门职能分解为彼此相对独立而又相互连续的职能?????梢岳肞DCA方法,对部门之间的交叉职能进行分工。

(3)方法三:流程梳理法

如在某工程公司管理流程中的分工,按照工程管理流程,将各部门的业务职能进行界定与归集,如下图所示:

(4)方法四:理论职能对比法

理论职能对比法即按照业务发展的主要理论职能进行补位。发现公司缺失的部分职能,并进行补足。以现代化的市场营销体系为例:

2、部门职能的岗位分解应遵循的原则

(1)岗位目标与部门职能一致:岗位设置符合组织职能及流程目标的要求,且职责明确清晰。

(2)岗位划分依据合理:岗位划分依据合理、清晰。

(3)岗位工作结构合理:岗位主要工作一般应以部门主要职能、最好按照固定的流程展开,减少临时性、阶段性和突发性的工作。

(4)兼容原则:相似的职责和岗位合并,追求团队合作目标,提高效率,降低成本。

(5)岗位数量适度:岗位设置以岗位数最少为原则,减少重复岗位的设置。

(6)内控原则:岗位设置与分工要考虑控制原则、必要的职责分离以及横向与纵向相互监督制约关系。

(7)岗位工作量饱满且分布合理:岗位工作量应达到饱满或基本饱满,且尽量将工作均匀分布在正常工作日内,减少工作的波峰和波谷的发生。

(8)专业化分工原则:岗位按专业分工,有利于人员的专业发展。

通过部门职能与岗位职责分析矩阵检查部门职能分解情况,具体如下图所示:

 

(二)岗位工作结构与工作量分析

1、首先将岗位工作划分两大类:一类是日常性的处室职能工作,一类是阶段性的项目。

2、对日常性的工作按照以下内容展开分析:工作对象、内容、发生频率(或次数)、单位工作时间,全年工作量,工作量饱满度。

3、对阶段性工作的分析内容:工作内容、项目周期、工作量发生的特点。

4、选用以下指标和标准进行评价:岗位工作内容:工作内容要与岗位目标相匹配,岗位目标应与组织的关键职能相匹配。

(1)岗位工作结构比:日常性工作量/总工作量%,比值在50%以上,说明岗位设置依据充分;

(2)岗位工作量饱满度:岗位年实际工作量/年有效工作日(251天)%;饱满度达到50%以上时,说明岗位工作量饱满;

(3)岗位工作分布强度:持续每天工作时间在10小时以上,且这样的工作日占全年有效时间的30%以上,应认为工作强度分布不均。

5、根据岗位分工,对岗位的工作结构、工作量等进行判定,提出岗位与编制设置与调整的建议。

 

二、定编分析的工具与方法

1、以企业经营目标为中心,科学、合理地进行定编

企业定编工作,就是要合理地确定各类人员的数量以及它们之间的比例关系。其依据是计划期内的企业目标业务量和各类人员的工作效率。

所谓科学,就是要符合人力资源管理的一般规律,做到“精简有效”,在保证工作需要的前提下,与同行业标准或条件相同的企业所确立的标准相比较,要能体现出组织机构精干、用人相对较少、劳动生产率相对较高的特点。

所谓合理,就是要从企业的实际出发,结合本企业的技术、管理水平和员工素质,考虑到提高劳动生产率和员工潜力的可能性来确定定员数。

 

2、企业各类人员的比例关系要协调

正确处理企业直接与非直接经营人员的比例关系;

正确处理直接与非直接经营人员内部各种岗位之间的比例关系;

合理安排管理人员与全部员工的比例关系。管理人员占员工总数的比例与企业的业务类型、专业化程度、自动化程度、员工素质、企业文化以及其他一些因素有关。

 

3、进行定编工作时,以专家为主,走专业化道路的原则

定编是一项专业性、技术性强的工作,它涉及到业务技术和经营管理的方方面面。从事这项工作的人,应具备比较高的理论水平和丰富的业务经验。

 

4、考虑人才储备

各类业务的特点和市场供给特点决定的人员培养周期,例如专业分析人员培养周期较长,需要在较低层次上有较多的储备。

 

5、要关注各类人员的市场获取成本

例如,技术研发高层次人员的市场获取成本较高,如果根据企业经营战略,研发不作为企业的核心能力来建设,则可以减少研发高层次人员的编制。

 

6、不惟方法,强调有效性

职位定编很难用一套科学的公式,计算精准的人数。方法固然重要,但有效性是定编工作的核心检验因素。企业缺乏基础的管理数据,定编工作缺少参照系,缺少数据的积累,更谈不上数据分析。

 

智域在为企业服务的过程中遵循的定编工作原则一直是“具体问题具体分析”,常用方法如下图:

 

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